Когда стратегия достигает определенного уровня сложности, управлять ею с помощью электронных таблиц Эксель и программ для презентаций становится не целесообразным.
В этом руководстве мы определим повестку дня для автоматизации стратегии.
- Мы будем использовать шесть различных перспектив изменений для анализа прошлого состояния — ad-hoc подхода к стратегии, когда стратегия автоматизируется офисными приложениями и
- Мы сформулируем будущее состояние, где стратегия автоматизирована с использованием специализированного ПО для стратегического планирования
Перспективы изменений:
- Перспектива 1. Показатели эффективности (KPI)
- Перспектива 2. Карты стратегии
- Перспектива 3. Бизнес-фреймворки и шаблоны
- Перспектива 4. Связь в стратегии
- Перспектива 5. Отчетность
- Перспектива 6. Командная работа
- Скачать слайды
- Видеоурок
Перспектива 1. Показатели эффективности (KPI)
Электронные таблицы хорошо работают на этапе создания прототипа, но поддержание таких системы показателей становится более сложным по мере увеличения масштаба и сложности стратегии.
- Незначительная ошибка в формуле может привести к ошибкам в вычислениях.
- Из-за трудностей с обслуживанием, типичные стратегии на основе электронных таблиц ограничены 2-3 уровнями целей.
В отличие от этого, специализированное ПО делает стратегическое планирование более организованным «из коробки»:
- Пользователи могут добавлять новые показатели без риска поломать систему показателей, все расчеты управляются программой.
- Специализированное ПО поддерживает неограниченное количество уровней декомпозиции стратегии.
Кроме того, офисное ПО не знает, с какими данными вы работаете и какую задачу хотите решить.
Напротив, специализированное ПО понимает процесс и обеспечивает согласованность данных:
- Оно отслеживает KPI в соответствии с определенными интервалами обновления.
- Управляет весами и нормализует данные, чтобы сделать показатели сравнимыми.
- Знает, как отслеживать индикаторы действия и результата.
- Рассчитывает агрегированные данные на основе настроек группировки и наследования показателей.
Перспектива 2. Карты стратегии
Карты стратегии — еще одна проблемная область…
Диаграмма, созданная в программе для презентаций, представляет собой статичное изображение, которое сложно обновлять новыми идеями, как следствие эта карта содержит устаревшие данные и добавляет мало ценности при обсуждении стратегии или ее презентации.
Специализированное ПО, такое как BSC Designer, использует данные из системы показателей для автоматического создания карты стратегии:
- Нет необходимости в ручной отрисовке,
- Она всегда актуальна,
- Показывает детальную картину стратегии, включая цели, риски, показатели и инициативы.
Это меняет роль карты стратегии:
- Ее активно используют для обсуждения стратегии и презентаций.
- Нужная информация всегда находятся под рукой, и
- Члены команды могут добавлять свои идеи прямо на карту во время обсуждений.
Перспектива 3. Бизнес-фреймворки и шаблоны
В стратегическом планировании мы объединяем различные бизнес-инструменты, чтобы получить подробную картину мира и лучше понять бизнес-среду.
Например, мы используем анализ Пяти Сил по Портеру, чтобы лучше понять конкурентное положение, PESTEL для оценки внешних факторов или Матрицу Ансоффа для планирования стратегий роста.
В интернете легко найти визуально привлекательные шаблоны для этих бизнес-фреймворков. Проблема в том, что они остаются изолированными друг от друга и от общей стратегии.
Для эффективного выполнения стратегии бизнес-фреймворки и системы показателей стратегии должны быть доступны в общем рабочем пространстве стратегии.
С BSC Designer у вас есть доступ к самым популярным бизнес-инструментам внутри программы.
- Ваша команда может организовать эти шаблоны в своем рабочем пространстве стратегии и связать идеи, полученные от использования этих фреймворков непосредственно со стратегией.
- В программе также есть шаблоны для некоторых популярных стратегий, таких как кибербезопасность, цепочки поставок, управление талантами, которые сэкономят вам время при решении новых задач.
Перспектива 4. Связь в стратегии
Связь в стратегии, вероятно, является наиболее важной проблемой для электронных таблиц.
На низком уровне эта проблема решается, когда мы связываем цели с KPI и инициативами, но когда речь заходит о связи стратегических карт, функциональных систем показателей, выводов из фреймворков, сценариев, альтернативных стратегий роста… обычные инструменты терпят неудачу.
С BSC Designer связь осуществляется просто…
- На низком уровне цели, KPI, риски и инициативы связываются автоматически при создании системы показателей.
- На высоком уровне системы показателей могут быть связаны друг с другом по перспективам, нормализованным целям или просто по общему контексту.
Вместе эти стратегические и функциональные системы показателей создают единый источник истины о стратегии.
Перспектива 5. Отчетность
Автоматизированная отчетность — еще одна причина, по которой компании переходят на специализированное ПО для стратегического планирования.
Специализированные программы предоставляют другую парадигму отчетности.
- Во-первых, во многих случаях вообще не нужно создавать отчет. Вместо этого можно просто поделиться ссылкой на необходимые данные.
- Во-вторых, если есть потребность в отчете, его можно автоматически сгенерировать согласно одному из профилей.
- В-третьих, программа может отправлять эти отчеты заинтересованным сторонам по расписанию.
Перспектива 6. Командная работа
Командная работа — еще одна проблема для стратегий автоматизированных в офисных программах.
Например, в таких программах нет способа отследить, кто внес изменения и почему они были внесены.
Специализированный инструмент для стратегического планирования лучше справляется с задачами, связанными с командной работой.
- Запись истории изменений адаптирована для целей стратегического планирования.
- Администраторы могут предоставлять доступ на «изменение» или «просмотр» для групп систем показателей, отдельных систем показателей или конкретных показателей.
- Владельцы целей, KPI и инициатив получают автоматические уведомления.
- Значения целей и исторические данные могут быть заблокированы для редактирования, и
- Все новые данные могут проходить через процесс утверждения.
Слайды
- Повестка дня для автоматизации стратегии [Скачать PDF]
Видеоурок
Что говорят эксперты
Мы поговорили с людьми, использующими ССП и спросили их мнение о специализированных средствах автоматизации. Ниже приведены их цитаты:
Из интервью с Джеймсом Крилманом:
Начните с офисных инструментов. Примерно через год переходите на специализированное ПО. Автоматизация позволяет компании извлечь максимальную пользу из системы показателей: отслеживать прогресс, составлять отчеты, обмениваться передовым опытом и т. д.
Из интервью с Жероном Де Фландером:
Я советую либо выбрать стандартное программное решение и изменить процесс, либо отложить автоматизацию до того момента, когда вы будете полностью удовлетворены основным процессом.
Из интервью с Деном Монтгомери:
Хорошая визуализация необходима всей команде для создания стратегической перспективы…
Вам нужна общая база достоверных данных с настраиваемым интерфейсом, который сделает ее полезной для пользователя, а также хорошие инструменты создания презентаций для обсуждения и принятия решений.
Электронные таблицы не созданы для этой работы.
Из интервью с Гэвином Лори:
По нашему мнению, хорошо продуманная ССП содержит около 20 финансовых и нефинансовых показателей, отчет о которых составляется раз в квартал. Идея специализированного ПО для поддержки одной ССП кажется нелепой. По нашему мнению, оно не требуется (а иногда может и отвлекать) для отчетов о ССП. По сравнению с альтернативами (Excel, к примеру) подобное ПО дорого стоит и не предлагает большого количества дополнительных функций.
Однако, если за определенный период вам необходимо отслеживать несколько ССП (больше пяти, как нам кажется), ПО для автоматизации становится полезным. Хотя это зависит от вашей организации, и нет никаких четких правил, которым вы могли бы следовать. Очевидно лишь то, что ни одно из присутствующих на рынке ПО (их примерно 100) не поможет вам создать ССП. Они нужны лишь для того, чтобы упростить отчетность (вне зависимости от продавца, на мой взгляд).
Что говорят пользователи
Некоторые пользователи BSC Designer поделились своим опытом переноса ССП, созданной в электронной таблице, в BSC Designer.
На наш взгляд, BSC Designer является очень эргономичным и интуитивно понятным инструментом – простым, быстрым и эффективным. Он быстро приспосабливается к вашему стилю ведения ССП и выполняет анализ данных. BSC Designer поможет вам уйти от использования и поддержки самодельных таблиц Excel и создать профессиональную ССП. Узнать больше…
https://www.linkedin.com/in/ejaunart/[/do]Эммануэль Яунарт, основатель Mielabelo, Бельгия
Мы получили прекрасные впечатления от использования BSC Designer в качестве инструмента, облегчающего внедрение ССП в нашем подразделении. Мы пытались создать ССП в MS Excel, однако это оказалось сложнее, чем мы предполагали. Поэтому мы рады возможности использовать BSC Designer в качестве инструмента для создания электронной версии ССП. Читать дальше…
https://za.linkedin.com/in/pierre-juan-de-montfort-024a211a[/do] Пьер де Монфорт, Школа армии ЮАР ADA, Кимберли, ЮАР
Я искал инструмент, подходящий для построения обобщенного показателя для измерения эффективности департамента. BSC Designer кажется нам правильным инструментом: он прост в использовании, и им легко поделиться с другими. До сих пор я пытался использовать для подобных ССП MS Excel, однако обновлять его новыми данными было слишком сложно. Посмотрим, сможет ли BSC Designer решить нашу задачу. Читать дальше…
Иржи Краточвиль, менеджер по системе снабжения, PMI, Чехия
Как перейти от scorecard-а на основе Excel к специализированному ПО
Мы обсудили плюсы и минусы стратегии в Excel. Давайте обсудим, как перейти от таких таблиц к системе показателей в специализированном ПО.
Выводы
Как видите, переход на специализированное ПО для стратегического планирования, такое как BSC Designer, является ключевым фактором успеха в эффективном управлении стратегией.
Приглашаем вас зарегистрироваться на бесплатный план BSC Designer и воплотить обсужденные идеи на практике.
BSC Designer — это ПО для стратегического планирования, которое улучшает формулирование и выполнение стратегии с помощью ключевых показателей эффективности (KPI). Наша система внедрения стратегии отражает наш практический опыт в области стратегии.