Электронные таблицы Excel vs. ПО для автоматизации ССП

Когда компания намерена создать и автоматизировать ССП, она выбирает старый добрый Excel или специализированное программное обеспечение. Электронные таблицы (MS Excel или Google Sheets) не требуют длительного обучения и установлены на большинстве компьютеров. С другой стороны, профессиональное ПО для системы показателей предлагает некоторые привлекательные функции, однако оно требует дополнительны затрат.

Содержание статьи:

Система показателей KPI в электронной таблице Excel vs. система показателей KPI в специализированном ПО: ЗА и ПРОТИВ

Цель статьи – анализ преимуществ Excel и специализированного ПО. Если у вас есть дополнительные мысли, которые могут помочь бизнесменам разобраться с этой дилеммой, поделитесь ими в комментария.

Преимущества Excel

ССП в электронной таблице (например, Excel)

Электронная таблица (например, MS Excel) является прекрасным инструментом бизнеса. Она установлена на большинстве компьютеров и также доступна в облачном формате. Электронные таблицы имеют определенные преимущества и зоны применения в области создания ССП/dashboard-ов/KPI.

1. Дополнительные вложения не требуются

Если вы не обладаете бюджетом на новое ПО, Excel станет прекрасным инструментом автоматизации. За короткое время вы можете создать базовую ССП со всей информацией, неободимой для KPI (целевые значения, инициативы, бизнес контекст). При помощи некоторы приёмов базовая ССП может быть создана в Excel ещё быстрее.

2. ССП на одного пользователя

Если человек обладает черным поясом по Excel, или он станет единственным пользователем системы, ему также подойдет Excel. Использование формул, вкладок и перекрестны ссылок поможет представить и проанализировать все возможные данные о расчеты.

3. Создание прототипа

Не существует систем измерения производительности или управленчески решений, пододящи всем. Перед тем, как инвестировать в новое ПО, рекомендуется попробовать различные пододы, чтобы понять, который из ни подойдёт вашей организации. Электронная таблица прекрасно пододит для подобны экспериментов. Позднее прототип ССП может быть перенесен в специализированное ПО, что доказывается примерами наши пользователей.

Риски создания ССП в Excel, и как и избежать

Теперь рассмотрим типичные риски использования электронной таблицы для создания ССП. О некоторы из ни говорили наши клиенты.

1. Риск создания ССП в стиле спагетти

Если любое специализированное ПО строит ССП по определённым правилам, электронная таблица дает нам полную свободу. В некоторы случая результатом этой свободы становится система показателей в стиле спагетти со множеством перекрестны ссылок между сотнями показателей и множеством вкладок. Возможно, такая ССП будет эффективна какое-то время, но следующее же обновление превратится в кошмар. Если вы решите использовать электронную таблицу, сделайте структуру KPI максимально простой.

2. Сложность управления историческими данными

Как меняется показатель удержание клиентов? Почему в июне подскочили продажи? Растём ли мы быстрее рынка? Анализ тенденций является важным инструментом понимания бизнеса. Проблема заключается в том, что электронные таблицы не предназначены для ранения исторически данны.

Разумеется, существуют определённые приёмы: клонирование столбца перед вводом новы данны, соранение исторически данны на отдельной вкладке или в отдельной таблице. Они работают в небольшом масштабе, однако при увеличении ССП таблица превратится в гигантского монстра, затрудняющего анализ. Заранее подумайте о том, как будут раниться исторические данные.

3. Замороженная стратегическая карта

Хорошая ССП включает стратегическую карту, объясняющую контекст показателей. Создавая ССП в Excel, вы можете использовать встроенные функции рисунка или создать стратегическую карту в программном обеспечении для презентаций, например, в Power Point.

В этом случае карта может выглядеть очень профессионально, однако любое изменение деталей будет проблематичным. Поэтому привлекательные стратегические карты, как правило, служат исключительно для ежегодного обзора отчета для акционеров. Один из способов использования Excel — замена визуальной карты на таблицу данны или текстовую карту, менее привлекательную, зато редактируемую.

4. Трудоемкая нормализация и определение веса KPI

В большинстве случаев значения показателей помещены на разные шкалы, поэтому для проведения дальнейшего анализа неободима нормализация. К примеру, «время ответа на сообщения» измеряется в часа. Если показатель неободимо сравнить с «уровнем удовлетворённости», измеряемым в %, то его будет неободимо нормализовать, например, представив значение на шкале [0..24 часа] и соответственно рассчитав производительность.

Через несколько недель после внедрения конечные пользователи, вероятно, изменят требования. Типичными требованиями являются:

  • Шкала измерения показателей меняется с течением времени
  • Требования, связанные со случаями, когда меньшее значение означает большую производительность
  • Показатели с разным весом по-разному влияют на производительность

Используемая для расчетов математика не является сложной, однако вычисления требуют времени. При этом задача может выполняться автоматически.

5. Неободимость согласования рабочего процесса

Большинство бизнесменов знакомы с Excel, поэтому обучение и базовым операциям не требуется. Однако Excel не является специализированным ПО для автоматизации ССП, поэтому программа не предлагает определенного процесса создания ССП и ввода данны. Организации должны определить и согласовать процесс поддержки ССП: ввод новы KPI, обновление и валидация данны, изменение стратегической карты, создание отчетов о производительности и т.д.

Как показывает анализ истории ПО, специализированные инструменты становятся всё более популярными.

Преимущества специализированного ПО

ССП в специализированном ПО

Специализированное ПО позволяет пользователям автоматизировать различные аспекты ССП. На первичном этапе любой инструмент предложит основу построения ССП, описания KPI и ввода данны.

1. Многоуровневые KPI

Представьте, что вам неободимо измерить показатель «Удовлетворенность клиентов, %», коррелирующий с «Временем ответа» и «Качеством ответа», которые также должны быть детализированы. Создание подобной многоуровневой структуры возможно в Excel, однако её поддержание представляется проблематичным. Специализированное ПО может легко автоматизировать многоуровневые ССП.

2. Стратегическая карта с причинно-следственными связями

В отличие от ПО для презентаций, большинство средств автоматизации ССП могут создавать стратегическую карту в реальном времени (на ней отображаются текущие данные о производительности). Инструмент предложит несколько привлекательны шаблонов, поэтому даже новички смогут создавать профессиональные карты с нуля.

Если вам не требуется стратегическая карта, вы, вероятно ищете ПО для автоматизации KPI, но не для создания ССП.

3. Командная работа и управление доступом

Для обеспечения работы команды программное обеспечение для автоматизации ССП позволяет поддерживать данные в облаке, назначать права доступа к системе показателей и индикаторам, а также отправлять уведомления членам команды.

Это можно сделать и в Excel, например, разместив таблицу в облаке или переслав сообщения с вложенными файлами. Однако выполнение подобной работы займет время.

Одно из ограничений возможного применения таблиц Excel – это обработка исторически данны. Любой сотрудник, имеющий право редактировать документ, может не только ввести новую информацию, но и изменить исторические данные. В связи с этим менеджер не может быть уверен в том, что ранимая в таблице информация не подверглась манипуляции. Электронные таблицы не предназначены для автоматизации систем показателей.

Как исторические данные обрабатываются в BSC Designer

В специализированном ПО, подобном BSC Designer, вы можете ограничить права пользователей изменять исторические или будущие данные. Кроме того, вы решаете, какие данные считаются историческими. Например, вы можете разрешить редактирование данны не старше 30 дней и модификацию значений на ближайшее будущее, например, на 3 дня от текущей даты.

4. Обновление системы показателей

Специализированные ПО упростят актуализацию данны и помогут автоматизировать ввод данны путем получения неободимой информации непосредственно из базы данны.

5. Каскадирование/согласование

ССП используют не только топ-менеджеры. Важные бизнес-цели должны быть согласованы с целями други подразделений, которые должны быть активно вовлечены в процесс (существует несколько способов сделать это). Специализированное ПО предложит пользователям инструменты для каскадирования.

Ознакомьтесь с 16 бесплатными примерами систем KPI, созданны в BSC Designer

Ознакомьтесь с бесплатными примерами систем KPI, стратегически карт и рабочи панелей, созданны в BSC Designer.

Что говорят эксперты

Мы поговорили с людьми, использующими ССП и спросили и мнение о специализированны средства автоматизации. Ниже приведены и цитаты:

Из интервью с Джеймсом Крилманом:

Начните с офисны инструментов. Примерно через год переодите на специализированное ПО. Автоматизация позволяет компании извлечь максимальную пользу из системы показателей: отслеживать прогресс, составлять отчеты, обмениваться передовым опытом и т. д.

Из интервью с Жероном Де Фландером:

Я советую либо выбрать стандартное программное решение и изменить процесс, либо отложить автоматизацию до того момента, когда вы будете полностью удовлетворены основным процессом.

Из интервью с Игнасио Кастилло:

Могу гордо заявить: мы работаем только в BSC Designer, эту программу мы внедряем в компания клиентов, а они предпочитают облачную версию.

Из интервью с Деном Монтгомери:

Хорошая визуализация неободима всей команде для создания стратегической перспективы…

Вам нужна общая база достоверны данны с настраиваемым интерфейсом, который сделает ее полезной для пользователя, а также орошие инструменты создания презентаций для обсуждения и принятия решений.

Электронные таблицы не созданы для этой работы.

Из интервью с Гэвином Лори:

По нашему мнению, орошо продуманная ССП содержит около 20 финансовы и нефинансовы показателей, отчет о которы составляется раз в квартал. Идея специализированного ПО для поддержки одной ССП кажется нелепой. По нашему мнению, оно не требуется (а иногда может и отвлекать) для отчетов о ССП. По сравнению с альтернативами (Excel, к примеру) подобное ПО дорого стоит и не предлагает большого количества дополнительны функций.

Однако, если за определенный период вам неободимо отслеживать несколько ССП (больше пяти, как нам кажется), ПО для автоматизации становится полезным. Хотя это зависит от вашей организации, и нет никаки четки правил, которым вы могли бы следовать. Очевидно лишь то, что ни одно из присутствующи на рынке ПО (и примерно 100) не поможет вам создать ССП. Они нужны лишь для того, чтобы упростить отчетность (вне зависимости от продавца, на мой взгляд).

Что говорят пользователи

Некоторые пользователи BSC Designer поделились своим опытом переноса ССП, созданной в электронной таблице, в BSC Designer.

На наш взгляд, BSC Designer является очень эргономичным и интуитивно понятным инструментом – простым, быстрым и эффективным. Он быстро приспосабливается к вашему стилю ведения ССП и выполняет анализ данны. BSC Designer поможет вам уйти от использования и поддержки самодельны таблиц Excel и создать профессиональную ССП. Узнать больше…

[do action=»linkedin»]https://www.linkedin.com/in/ejaunart/[/do]Эммануэль Яунарт, основатель Mielabelo, Бельгия

Мы получили прекрасные впечатления от использования BSC Designer в качестве инструмента, облегчающего внедрение ССП в нашем подразделении. Мы пытались создать ССП в MS Excel, однако это оказалось сложнее, чем мы предполагали. Поэтому мы рады возможности использовать BSC Designer в качестве инструмента для создания электронной версии ССП. Читать дальше…

[do action=»linkedin»]https://za.linkedin.com/in/pierre-juan-de-montfort-024a211a[/do] Пьер де Монфорт, Школа армии ЮАР ADA, Кимберли, ЮАР

Я искал инструмент, пододящий для построения обобщенного показателя для измерения эффективности департамента. BSC Designer кажется нам правильным инструментом: он прост в использовании, и им легко поделиться с другими. До си пор я пытался использовать для подобны ССП MS Excel, однако обновлять его новыми данными было слишком сложно. Посмотрим, сможет ли BSC Designer решить нашу задачу. Читать дальше…

Иржи Краточвиль, менеджер по системе снабжения, PMI, Чеия

Как создать сбалансированную систему показателей и KPI в Excel

Нам задают этот вопрос почти каждый день:

“Как создать сбалансированную систему показателей в MS Excel?”

Мы решили создать руководство, объясняющее всё неободимое для создания ССП: основы Excel, создание формул, форматирование ячеек… Тогда мы поняли, что нам придётся снять часовой видеоурок. И мы его сняли. Мы также продумали более простое решение.

Внизу вы найдёте:

  • Видеоуроки по электронным таблицам
  • Простое решение: автоматический экспорт из BSC Designer
Система KPI в Excel

Видеоуроки: система показателей в электронной таблице

Как перенести систему показателей из таблицы Excel в специализированное ПО?

Ранее мы обсуждали преимущества и недостатки ведения стратегии компании (или ССП) в Excel. Теперь давайте рассмотрим перенос и поддержание подобны систем в специализированном ПО.

Несколько вопросов, которые неободимо обсудить с командой:

Абсолютный и относительный вес показателей

Во многи система показатели сортируются по весу. Вес показывает влияние индикатора на производительность в системе показателей.

Перенося систему из Excel в специализированную программу, убедитесь в том, что использованная ранее концепция веса соответствует тому, как он исчисляется в этом инструменте.

Существует два подода к вычислению веса:

  • Использование абсолютного веса
  • Использование относительного веса (рекомендуется)

В чем заключается разница? Предположим, ваша система показателей содержит следующие уровни:

  • Цель 1
    • Цель 1.1.
      • Показатель 1.1.1
      • Показатель 1.1.2
    • Цель 1.2
      • Показатель 1.2.1
      • Показатель 1.2.2.
  • Цель 2
    • Цель 2.1.
      • Показатель 2.1.1
      • Показатель 2.1.2.

В соответствии с пододом абсолютного веса, вам придется определить вес каждого индикатора. К примеру, вы можете сказать, что:

  • Вес показателя 1.1.1 составляет 10%
  • Вес показателя 1.1.2 составляет 15%
  • Вес показателя 1.2.1 составляет 5%
  • Вес показателя 1.2.2 составляет 20%

Проблема подода заключается в неободимости количественно оценивать различие между всеми показателями на разны уровня. Вы можете сделать это, имея всего с несколько индикаторов, однако подобная оценка лишена смысла для систем, обладающи 12 и более показателями.

В случае подода относительного веса неободимо определить важность показателя в сравнении с другим показателем на том же уровне.

Иными словами:

  • Вес показателя 1.2.1 составляет 30%, вес показателя 1.2.2 – 70%. Вы сравниваете индикаторы одного уровня, а не всей системы.

Затем вы сравниваете другие группы и уровни:

  • Какая цель обладает большим весом? Цель 1.1 или цель 1.2? Чтобы ответить на этот вопросы, вы должны определить вес каждой из ни.

Наконец:

  • Какая цель обладает большим весом? Цель 1 или цель 2?

Обладая всеми данными, вы можете рассчитать влияние каждого индикатора на общую производительность системы (абсолютный вес!).

Если вы отите понять логику эти вычислений, ознакомьтесь с разделом о весе в статье об оценке системы показателей.

Теперь вы понимаете, почему к применению рекомендуется подод относительного веса. Вы можете без проблем масштабировать этот метод, а присвоение веса показателями происодит естественным образом.

Для определения веса показателей BSC Designer использует подод относительного веса. Вес каждого индикатора может быть указан во вкладке «Контекст».

Вес индикатора по планам работы с рисками

С другой стороны, абсолютный вес может быть полезен, если нужно взглянуть на систему целиком. В BSC Designer вы можете визуализировать абсолютный вес показателей на специальной диаграмме «абсолютный вес».

Пересмотр определений индикаторов

Просмотрите систему, поддерживаемую в таблице или текстовом документе.

Есть ли у вас показатели вроде «Повышение удовлетворенности клиентов с 70% до 80% в следующем квартале»?

Подобные показатели сочетают:

  • Показатель («Удовлетворённость клиентов»)
  • Текущее (70%) и искомое значения показателя (80%)
  • Временной отрезок (1 квартал)
  • Направление оптимизации («повышение», а не «понижение»)
  • Единица измерения (“%”)

Метод S.M.A.R.T. пододит для систем, поддерживаемы вручную, однако при переоде на автоматизированную ССП вам придется организовать показатели немного по-другому.

Но ведь в этом и заключается задача автоматизации! Подробно мы говорим об этом в статье «Полный гид по KPI».

Используя BSC Designer, вы должны учитывать следующие нюансы:

  • Во вкладке “Данные” вы можете задать текущее значение (поле “Значение”) и искомые 80% (поле “Цель”).
  • Во вкладке “Производительность” вы уточняете, что значение индикатора должно повыситься, а не понизиться.
  • Во вкладке “Общее” указываются название и единица измерения показателя.

Вкладка данны: уточнение значения KPI, исодной точки и цели

Теперь нажмите кнопку «Редактор значений» для дальнейшей настройки индикатора:

  • интервал обновлений может быть установлен на “Ежеквартально”, а
  • искомое значение для следующего квартала – на 80%

Пример определения интервала обновлений для удовлетворённости клиентов

Если вы собираетесь перенести в специализированное ПО существующую систему показателей, вашу задачу значительно упростит функция импорта данны.

Параметры цели: обоснование, инициативы, комментарий, бюджет, владельцы

Рассмотрим другие параметры орошо описанной стратегии.

Если система показателей была создана правильным образом, кроме целей и KPI у вас могут быть:

  • Описание: более детализированное описание цели и способа вычисления KPI.
  • Сопутствующая документация: подробное обоснование целей и выбора показателей.
  • Инициативы: конкретный план действий, согласованный с целями и KPI.
  • Комментарий: сделанные командой заметки по конкретным данным, объясняющие колебания показателей и предлагающие корректирующие действия.
  • Другие параметры, например, бюджет, график и владельцы.

По моему мнению, комментарии являются самой ценной частью процесса реализации стратегии.

Делая комментарии, команда отмечает важные мысли, которые могут стать ключом к реорганизации стратегии.

В специализированном ПО также сораняются параметры цели. Например, в BSC Designer:

  • Название и описание цели указываются во вкладке “Общее”.
  • Инициативы помогают оватить остальные детали: комментарии, бюджет, график, владельцев и ссылку на сопутствующую документацию.

Результаты gap-анализа в инициативе на платформе BSC Designer

В чем состоит преимущество специализированны ПО в этом аспекте? Данные ранятся в более организованном виде. К примеру, мы с легкостью можем согласовать различные инициативы с целью, указать статус инициатив и автоматически отобразить и на стратегической карте.

Как и в случае данны KPI, если в электронную таблицу уже были занесены инициативы, вы можете импортировать и при помощи функции импорта данны.

Каскадирование: вы можете задействовать больше людей

Также изменится организационный уровень. Если для ведения системы показателей вы используете электронную таблицу, доступом к данным будет обладать ограниченное число лиц. Как правило, это приводит к определенному способу каскадирования системы.

Кейс 5: Отделы отправляют свои данные о производительности

Если свою ССП вы ведете вручную, вероятно, ваша сема каскадирования сожа с кейсом 5, который обсуждался в ряду други примеров каскадирования.

Используя специализированное ПО, вы можете проводить каскадирование более эффективно. С описанием примера подобного каскадирования вы можете ознакомиться в кейсе 11.

Кейс 11: стратегическая система показателей – это результат обсуждений

Настроив в программе гибкие права доступа, вы можете эффективно каскадировать систему. К примеру, вы можете ограничить доступ к системам показателей, индикаторам или историческим данным.

Преимуществом этого изменения является возможность вовлечь большее количество людей в реализацию стратегии. Я имею в виду не просто обновление данны по KPI, но детально проработанную стратегию каждого отдела, связанную со стратегией высшего порядка.

Обратная совместимость: отчетность по системе показателей

Специализированное ПО позволит по-новому собирать и обрабатывать данные.

При этом некоторые члены команды отдадут предпочтение отчетам старого формата, что особенно арактерно для фазы переода.

В этом случае решением представляется использование специализированного ПО и заблаговременная подготовка соответствующи отчетов.

Пример отчета на текущую дату

Например, для реализации этой идеи BSC Designer позволяет создавать различные пользовательские типы отчетов. Отчеты могут быть представлены онлайн или загружены в формата PDF и Excel.

Ожидаемые результаты

Ожидаемым результатом переода от системы показателей, поддерживаемой вручную в электронной таблице к ССП, автоматизированной при помощи специального инструмента, являются большая прозрачность и лучшая организация внутри системы.

Вы можете воспользоваться бесплатной версией программы BSC Designer. Она пододит для небольши проектов и позволит вам понять, насколько программа соответствует вашему рабочему процессу. Как и всегда, наша команда будет рада помочь вам.

Заключение

Электронные таблицы, как MS Excel являются орошим выбором для системы с несколькими показателями, рассчитанной на одного пользователя. Она поможет научиться обрабатывать данные и разобраться в процессе, прежде чем переодить на специализированное ПО. Поддержка и совместное использование крупной ССП с помощью электронной таблицы отнимает много времени.

Такое специализированное ПО, как BSC Designer требует дополнительны инвестиций в виде затрат на подписку. Эти инструменты были разработаны с учетом определенного рабочего процесса и помогут автоматизировать такие рутинные задачи, как ввод данны, построение стратегически карт, совместное использование ССП, создание отчетов и каскадирование.

Вы можете попробовать большинство профессиональны инструментов бесплатно, поиграть с реальными данными и, если что-то вам не понравится, вернуться в Excel.

Я приглашаю читателей делиться в комментария своими историями об использовании систем показателей в Excel, переоде от Excel к специализированному ПО или обратно, или от профессиональны инструментов к электронной таблице.
Цитирование: Aleksey Savkin, "Электронные таблицы Excel vs. ПО для автоматизации ССП", BSC Designer, 21 мая, 2020, https://bscdesigner.ru/excel-vs-special-soft.htm.

Оставьте комментарий