Используйте gap-анализ (или анализ разрывов) для регулярной проверки выполнения стратегии: сравнивайте реальные и ожидаемые результаты, планируйте корректирующие действия.
- Введение: происхождение концепции, визуальное изображение
- Шаблон Gap-анализа
- Gap-анализ: лучшие практики
- Пример gap-анализа
Необходимое условие: готовая стратегическая карта
В этой статье мы рассмотрим применение gap-анализа для выполнения стратегии. Он может быть использован в организациях:
- С хорошо разработанными и каскадированными стратегическими картами с
- Целями, количественно выраженными в KPI.
Происхождение концепции Gap-анализа
Авторство концепции gap-анализа (или анализа разрывов) не приписывается какому-либо теоретику менеджмента или организации. Даже Википедия даёт лишь общий обзор анализа без упоминания конкретных источников или установленных техник. Существуют, однако, некоторые идеи, разделяемые большинством менеджеров:
- Gap-анализ используется как анализ разницы (разрыва) между текущим и желаемым положением дел.
- Анализ, как правило, заключается в нахождении причин возникновения разрыва и составлении плана реагирования.
Что можно проанализировать? Всё, что входит в круг интересов компании.
Визуальное изображение разрыва
Если вы хотите визуализировать разрыв, посмотрите на типичную шкалу:
Преодоление разрыва (дельты) между текущим и желаемым показателями является вашей целью.
Шаблон Gap-анализа
Если gap-анализ проводится для процесса или технологии, он должен начинаться следующим образом:
- Описание текущей ситуации,
- Нахождение точек анализа и
- Их количественная оценка
На уровне стратегии мы можем пропустить эти шаги:
- Бизнес цели являются отлично определенными точками анализа
- Бизнес цели, количественно выражаются при помощи опережающих и запаздывающих показателей
Шаги gap-анализа, применяемые в процессе выполнения стратегии.
| Шаг анализа | Описание шага | Автоматизация при помощи ПО |
| 1. Идентификация разрыва. Цели и их статус.
Необходимый вопрос: Где мы находимся в данный момент? |
Выберите цель на стратегической карте. Используйте связанные с целью показатели для сравнения текущего (действительное значение показателя) и желаемого (целевое значение показателя) положения дел. | Стоп-сигналы. Автоматизированные сигналы в BSC Designer. |
| 2. Анализ первопричины. Gap-анализ.
Необходимый вопрос: Каковы причины разрыва? |
Проанализируйте причины разрыва (проведите анализ для нахождения настоящих причин). Запишите выводы для будущего учета. | Разместите выводы на диаграмме Исикавы (fishbone диаграмма). Используйте отдельную карту в BSC Designer. |
| 3. План улучшений. Корректирующие действия.
Необходимый вопрос: Что может быть улучшено? |
Составьте план реагирования. Создайте новую цель для стратегической карты и добавьте инициативу. | Добавьте на стратегическую карту новые цели. Используйте метод OKR. |
Сфокусируйте Gap-анализ на наименее ожидаемых разрывах
Меняющаяся бизнес-среда способна породить множество разрывов. Сфокусируйтесь на наименее очевидных из них.
Например:
- Количество лидов, говорящих на португальском, на 7% больше, чем ожидалось: это неудивительно, так как продукт был полностью локализован на португальский, и у компании есть местная команда.
- Количество лидов, говорящих на японском, на 7% больше ожидаемого: это стало неожиданностью для компании, поэтому ей следует сосредоточиться на этом разрыве и проанализировать его причины.
Ошибка «плохих новостей»
Человек по природе склонен считать собственные действия причиной позитивных изменений, а случайные колебания – причиной негативных изменений.
Например:
- Продажи выросли на 10% в сравнении с ожидаемым ростом. Мы хорошо поработали! (Да, но мы забыли об общерыночном росте).
- Посещение сайта снизилось на 5%. Это просто сезонные колебания. (Возможно, но для большей уверенности нам нужны точные данные).
Универсального способа исправления ошибки «плохих новостей» не существует. Необходимо научить команду копать достаточно глубоко для того, чтобы понять истинные причины явления.
Планирование корректирующих действий
Корректирующие действия могут различаться по объему их выполнения:
- Некоторые идеи улучшения могут стать новыми целями на стратегической карте.
- Другие могут быть идеями оперативного характера: новые инициативы в рамках целей на карте.
Планируя корректирующие действия, записывайте выводы gap-анализа: размышления о прошлых результатах и ожидания касательно нового подхода.
Как и в иных случаях, планирование становится более эффективным при условии:
- Определения крайнего срока выполнения,
- Запланированного повторного анализа,
- Назначения ответственного лица.
Хорошей основой для рассмотрения результатов gap-анализа является модель OKR.
Идентификация разрывов. Роль методов.
В начале статьи мы рассмотрели применение gap-анализа для хорошо описанной и каскадированной стратегии. Что если стратегия ещё не была сформулирована?
В этом случае gap-анализ, подобно таким методам, как SWOT, MBO, 7-S, «Fishbone», PESTEL, модель Бурка и Литвина, «Три горизонта», модель Надлера-Тушмана помогает сформировать стратегию. Об этом мы говорили в статье о стратегическом планировании (см. шаг 2).
Какой разрыв доложен стать приоритетным? Нормализация разрыва.
Разрывы различаются по своей природе… к примеру, мы рассматриваем показатели “часы обучения” и “предаварийная ситуация”:
- Часы обучения.Действительное значение: 5 часов; целевое значение: 8 часов; разрыв: 3 часа.
- Доклады о предаварийной ситуации. Действительное значение: 2 доклада о предаварийных ситуациях. Целевое значение: зеленая зона между 3 и 6 докладами; красная зона: менее 3 и более 6 докладов. Разрыв: 1 доклад.
Как можно сравнить эти разрывы? Какой из них более важный? 3 часа обучения или 1 доклад о предаварийной ситуации? Мы не можем сравнить их напрямую. Сначала необходимо нормализовать эти разрывы.
При нормализации мы можем использовать разные функции производительности:
- Для показателя часов обучения функция производительности может быть линейной (чем больше часов обучения, тем лучше).
- Для показателя предаварийных ситуаций мы можем использовать функцию синусоидальной производительности: слишком мало отчетов означает, что сотрудники не воспринимают предаварийные ситуации всерьез, слишком много отчетов — в компании есть хронические проблемы безопасности.
Произведя нормализацию, мы будем знать, как правильно интерпретировать данные. Если вы используете ПО для автоматизации KPI, оно проведет все вычислительные операции, обратив ваше внимание только на показатели прогресса, стоп-сигналы или соответствующие диаграммы. При этом у вас не будет необходимости делать нормализацию вручную.
Пример Gap-анализа
Проиллюстрируем идеи, изложенные в этой статье, несколькими реальными примерами. Для этой цели используем стратегическую систему показателей безопасности. Подписавшись на бесплатную версию BSC Designer, вы найдете шаблон этой системы показателей среди других шаблонов.
Шаг 1. Идентификация разрыва
Взгляните на карту. Она включает всю необходимую информацию для идентификации разрывов. Чтобы найти их, нам необходимо просмотреть стоп-сигналы рядом с показателями или диаграммами датчиков производительности.
Другие способы идентификации разрывов:
Используйте стоп-сигналы для показателей
Посмотрите на отдельные показатели во вкладке KPI. Столбцы таблицы могут быть настроены. Например, столбец с показателями производительности и стоп-сигналами поможет нам найти признаки плохой работы.
Используйте функцию анализа
Более надежный способ найти разрывы — это переход во вкладку «Анализ» и использование функции анализа «прогресса» или «наибольшей прибыли и убытка» для определения самых больших различий между текущими и ожидаемыми целевыми значениями.
Используйте функцию оповещений
Вы можете использовать функцию оповещений для автоматического предупреждения о появлении KPI в красной зоне. Таким образом, вы будете автоматически узнавать о самых важных разрывах.
Для этого примера сосредоточимся на цели «Обеспечение техники безопасности поведения». Как можно заметить, его запаздывание находится в красной зоне.
Шаг 2. Анализ первопричин
Рассматривая два запаздывающих показателя, способствующих возникновению запаздывающих результатов, мы видим, что причина этого разрыва заключается в том, что мы получили меньше докладов о предаварийных ситуациях, чем ожидалось. Несмотря на то, что в этом году мы получили на 30% меньше докладов о предаварийных ситуациях, количество несчастных случаев осталось прежним.
Необходимо проанализировать сокращение количества докладов. В данном случае необходимо поговорить с сотрудниками и выяснить, почему о предаварийных ситуациях не было доложено:
- Знают ли люди о том, что необходимо делать?
- Знают ли они о том, что такое предаварийная ситуация?
- Знают ли они о том, как о ней доложить?
- Знают ли они о том, как будет (и не будет) использоваться доклад?
Анализ показывает, что проблема состояла в общей осведомленности о сообщениях о предаварийных ситуациях.
Шаг 3. План улучшений
Анализ первопричин показал, что команда плохо осведомлена о том, как и когда необходимо докладывать о предаварийных ситуациях.
- На нашей карте уже есть цель «Знание техники безопасности», поэтому создавать новую цель нам не нужно. Вместо этого мы можем дополнить существующую цель новой инициативой.
Инициатива будет включать детали нашего анализа, план реагирования (тренинг по техники безопасности), а также необходимый бюджет.
Имя: Тренинг по техники безопасности
Причина: В этом году мы получили на 30% меньше докладов о предаварийных ситуациях, хотя количество несчастных случаев осталось прежним. Вероятно, команда не понимает важности этих докладов.
Корректирующее действие: проведение тренинга по технике безопасности на основе реальных случаев.
Ожидаемое улучшение:
— увеличение количества докладов о предаварийных ситуациях на 15% в течение ближайших 3 месяцев;
— сокращение количества несчастных случае на 5% в течение 12 месяцев.
Бюджет: 12000 долларов
Срок: 2 месяца
Дополнительно мы можем переключиться на вкладку KPI и использовать редактор значений для обновления целевых показателей на следующий период.
Чтобы сделать эффективность тренингов по технике безопасности более наглядной, мы можем создать панель с графиками и разместить на ней показатель «доклады о предаварийных ситуациях».
Резюме
Вы этой статье мы описали способ применения gap-анализа для контроля за выполнением стратегии. Ключевые идеи:
- Если ваша стратегия готова, проведите численную оценку целей с индикаторами действия и результата.
- Найдите разрывы: обратите внимание на показатели с существенной разницей между действительным и целевым значениями (например, показатели в красной зоне).
- Проанализируйте причины возникновения разрывов: запишите выводы, чтобы вернуться к ним во время следующей проверки.
- Подготовьте план реагирования.
- Последнее, но не менее важное: используйте ПО для создания и ведения ССП, например, BSC Designer, которое поможет вам автоматизировать проведение gap-анализа.
