Использование Gap-анализа для проверки выполнения стратегии

Используйте gap-анализ (или анализ разрывов) для регулярной проверки выполнения стратегии: сравнивайте реальные и ожидаемые результаты, планируйте корректирующие действия.

Gap-анализ для выполнения стратегии

Неободимое условие: готовая стратегическая карта

В этой статье мы рассмотрим применение gap-анализа для выполнения стратегии. Он может быть использован в организация:

Стратегическая карта с бизнес-целями и показателями

Происождение концепции Gap-анализа

Авторство концепции gap-анализа (или анализа разрывов) не приписывается какому-либо теоретику менеджмента или организации. Даже Википедия даёт лишь общий обзор анализа без упоминания конкретны источников или установленны теник. Существуют, однако, некоторые идеи, разделяемые большинством менеджеров:

  • Gap-анализ используется как анализ разницы (разрыва) между текущим и желаемым положением дел.
  • Анализ, как правило, заключается в наождении причин возникновения разрыва и составлении плана реагирования.

Что можно проанализировать? Всё, что водит в круг интересов компании.

Визуальное изображение разрыва

Если вы отите визуализировать разрыв, посмотрите на типичную шкалу:

Зона (дельта) между текущим и целевым показателями визуально представляет разрыв.

Преодоление разрыва (дельты) между текущим и желаемым показателями является вашей целью.

Шаблон Gap-анализа

Если gap-анализ проводится для процесса или тенологии, он должен начинаться следующим образом:

  • Описание текущей ситуации,
  • Наождение точек анализа и
  • И количественная оценка

На уровне стратегии мы можем пропустить эти шаги:

  • Бизнес цели являются отлично определенными точками анализа
  • Бизнес цели, количественно выражаются при помощи опережающи и запаздывающи показателей

Шаги gap-анализа, применяемые в процессе выполнения стратегии.

Шаг анализа Описание шага Автоматизация при помощи ПО
1. Идентификация разрыва. Цели и и статус.

Неободимый вопрос: Где мы наодимся в данный момент?

Выберите цель на стратегической карте. Используйте связанные с целью показатели для сравнения текущего (действительное значение показателя) и желаемого (целевое значение показателя) положения дел. Стоп-сигналы. Автоматизированные сигналы в BSC Designer.
2. Анализ первопричины. Gap-анализ.

Неободимый вопрос: Каковы причины разрыва?

Проанализируйте причины разрыва (проведите анализ для наождения настоящи причин). Запишите выводы для будущего учета. Разместите выводы на диаграмме Исикавы (fishbone диаграмма). Используйте отдельную карту в BSC Designer.
3. План улучшений. Корректирующие действия.

Неободимый вопрос: Что может быть улучшено?

Составьте план реагирования. Создайте новую цель для стратегической карты и добавьте инициативу. Добавьте на стратегическую карту новые цели. Используйте метод OKR.

Сфокусируйте Gap-анализ на наименее ожидаемы разрыва

Меняющаяся бизнес-среда способна породить множество разрывов. Сфокусируйтесь на наименее очевидны из ни.

Например:

  • Количество лидов, говорящи на португальском, на 7% больше, чем ожидалось: это неудивительно, так как продукт был полностью локализован на португальский, и у компании есть местная команда.
  • Количество лидов, говорящи на японском, на 7% больше ожидаемого: это стало неожиданностью для компании, поэтому ей следует сосредоточиться на этом разрыве и проанализировать его причины.

Ошибка «плои новостей»

Человек по природе склонен считать собственные действия причиной позитивны изменений, а случайные колебания – причиной негативны изменений.

Например:

  • Продажи выросли на 10% в сравнении с ожидаемым ростом. Мы орошо поработали! (Да, но мы забыли об общерыночном росте).
  • Посещение сайта снизилось на 5%. Это просто сезонные колебания. (Возможно, но для большей уверенности нам нужны точные данные).

Универсального способа исправления ошибки «плои новостей» не существует. Неободимо научить команду копать достаточно глубоко для того, чтобы понять истинные причины явления.

Планирование корректирующи действий

Корректирующие действия могут различаться по объему и выполнения:

  • Некоторые идеи улучшения могут стать новыми целями на стратегической карте.
  • Другие могут быть идеями оперативного арактера: новые инициативы в рамка целей на карте.

Планируя корректирующие действия, записывайте выводы gap-анализа: размышления о прошлы результата и ожидания касательно нового подода.

Как и в ины случая, планирование становится более эффективным при условии:

  • Определения крайнего срока выполнения,
  • Запланированного повторного анализа,
  • Назначения ответственного лица.

Хорошей основой для рассмотрения результатов gap-анализа является модель OKR.

Идентификация разрывов. Роль методов.

В начале статьи мы рассмотрели применение gap-анализа для орошо описанной и каскадированной стратегии. Что если стратегия ещё не была сформулирована?

В этом случае gap-анализ, подобно таким методам, как SWOT, MBO, 7-S, «Fishbone», PESTEL, модель Бурка и Литвина, «Три горизонта», модель Надлера-Тушмана помогает сформировать стратегию. Об этом мы говорили в статье о стратегическом планировании (см. шаг 2).

Какой разрыв доложен стать приоритетным? Нормализация разрыва.

Разрывы различаются по своей природе… к примеру, мы рассматриваем показатели “часы обучения” и “предаварийная ситуация”:

  • Часы обучения.Действительное значение: 5 часов; целевое значение: 8 часов; разрыв: 3 часа.
  • Доклады о предаварийной ситуации. Действительное значение: 2 доклада о предаварийны ситуация. Целевое значение: зеленая зона между 3 и 6 докладами; красная зона: менее 3 и более 6 докладов. Разрыв: 1 доклад.

Как можно сравнить эти разрывы? Какой из ни более важный? 3 часа обучения или 1 доклад о предаварийной ситуации? Мы не можем сравнить и напрямую. Сначала неободимо нормализовать эти разрывы.

При нормализации мы можем использовать разные функции производительности:

  • Для показателя часов обучения функция производительности может быть линейной (чем больше часов обучения, тем лучше).
  • Для показателя предаварийны ситуаций мы можем использовать функцию синусоидальной производительности: слишком мало отчетов означает, что сотрудники не воспринимают предаварийные ситуации всерьез, слишком много отчетов — в компании есть ронические проблемы безопасности.

Произведя нормализацию, мы будем знать, как правильно интерпретировать данные. Если вы используете ПО для автоматизации KPI, оно проведет все вычислительные операции, обратив ваше внимание только на показатели прогресса, стоп-сигналы или соответствующие диаграммы. При этом у вас не будет неободимости делать нормализацию вручную.

Пример Gap-анализа

Проиллюстрируем идеи, изложенные в этой статье, несколькими реальными примерами. Для этой цели используем стратегическую систему показателей безопасности. Подписавшись на бесплатную версию BSC Designer, вы найдете шаблон этой системы показателей среди други шаблонов.

Шаг 1. Идентификация разрыва

Взгляните на карту. Она включает всю неободимую информацию для идентификации разрывов. Чтобы найти и, нам неободимо просмотреть стоп-сигналы рядом с показателями или диаграммами датчиков производительности.

Другие способы идентификации разрывов:

Используйте стоп-сигналы для показателей

Посмотрите на отдельные показатели во вкладке KPI. Столбцы таблицы могут быть настроены. Например, столбец с показателями производительности и стоп-сигналами поможет нам найти признаки плоой работы.

Используйте функцию анализа

Более надежный способ найти разрывы — это переод во вкладку «Анализ» и использование функции анализа «прогресса» или «наибольшей прибыли и убытка» для определения самы больши различий между текущими и ожидаемыми целевыми значениями.

Вкладка анализа на платформе BSC Designer: найдите КПЭ, которые требуют вашего внимания

Используйте функцию оповещений

Вы можете использовать функцию оповещений для автоматического предупреждения о появлении KPI в красной зоне. Таким образом, вы будете автоматически узнавать о самы важны разрыва.

Для этого примера сосредоточимся на цели «Обеспечение теники безопасности поведения». Как можно заметить, его запаздывание наодится в красной зоне.

Шаг 2. Анализ первопричин

Рассматривая два запаздывающи показателя, способствующи возникновению запаздывающи результатов, мы видим, что причина этого разрыва заключается в том, что мы получили меньше докладов о предаварийны ситуация, чем ожидалось. Несмотря на то, что в этом году мы получили на 30% меньше докладов о предаварийны ситуация, количество несчастны случаев осталось прежним.

Неободимо проанализировать сокращение количества докладов. В данном случае неободимо поговорить с сотрудниками и выяснить, почему о предаварийны ситуация не было доложено:

  • Знают ли люди о том, что неободимо делать?
  • Знают ли они о том, что такое предаварийная ситуация?
  • Знают ли они о том, как о ней доложить?
  • Знают ли они о том, как будет (и не будет) использоваться доклад?

Анализ показывает, что проблема состояла в общей осведомленности о сообщения о предаварийны ситуация.

Шаг 3. План улучшений

Анализ первопричин показал, что команда плоо осведомлена о том, как и когда неободимо докладывать о предаварийны ситуация.

  • На нашей карте уже есть цель «Знание теники безопасности», поэтому создавать новую цель нам не нужно. Вместо этого мы можем дополнить существующую цель новой инициативой.

Инициатива будет включать детали нашего анализа, план реагирования (тренинг по теники безопасности), а также неободимый бюджет.

Результаты gap-анализа в инициативе на платформе BSC Designer

Имя: Тренинг по теники безопасности

Причина: В этом году мы получили на 30% меньше докладов о предаварийны ситуация, отя количество несчастны случаев осталось прежним. Вероятно, команда не понимает важности эти докладов.

Корректирующее действие: проведение тренинга по тенике безопасности на основе реальны случаев.

Ожидаемое улучшение:

— увеличение количества докладов о предаварийны ситуация на 15% в течение ближайши 3 месяцев;

— сокращение количества несчастны случае на 5% в течение 12 месяцев.

Бюджет: 12000 долларов

Срок: 2 месяца

Дополнительно мы можем переключиться на вкладку KPI и использовать редактор значений для обновления целевы показателей на следующий период.

Чтобы сделать эффективность тренингов по тенике безопасности более наглядной, мы можем создать панель с графиками и разместить на ней показатель «доклады о предаварийны ситуация».

Резюме

Вы этой статье мы описали способ применения gap-анализа для контроля за выполнением стратегии. Ключевые идеи:

  • Если ваша стратегия готова, проведите численную оценку целей с индикаторами действия и результата.
  • Найдите разрывы: обратите внимание на показатели с существенной разницей между действительным и целевым значениями (например, показатели в красной зоне).
  • Проанализируйте причины возникновения разрывов: запишите выводы, чтобы вернуться к ним во время следующей проверки.
  • Подготовьте план реагирования.
  • Последнее, но не менее важное: используйте ПО для создания и ведения ССП, например, BSC Designer, которое поможет вам автоматизировать проведение gap-анализа.
Цитирование: Aleksey Savkin, "Использование Gap-анализа для проверки выполнения стратегии", BSC Designer, 12 мая, 2020, https://bscdesigner.ru/gap-analyz.htm.

Оставьте комментарий