KPI управления проектами

Узнайте, как отслеживать и повысить эффективность управления проектами при помощи KPI. Используйте показатели эффективности для демонстрации ценности проекта заинтересованным лицам.

KPI для управления проектами

Основные темы статьи:

Проект или инициатива: роль проектов в стратегическом планировании

Какова роль проектов в стратегическом планировании? Ранее мы говорили о разных уровнях абстракции в стратегическом планировании.

5 этапов процесса стратегического планирования от определения ценностей, видения и миссии до описания стратегии, бизнес-целей, KPI и инициатив на стратегической карте.

Мы начали с высшего уровня (миссии, видения, основных ценностей), затем перешли на уровень стратегических приоритетов, бизнес-целей, показателей эффективности и, наконец, опустились на уровень действий (Этап 5 диаграммы).

В стратегическом планировании выполняемые действия, как правило, называются «инициативами». Почему не «проектами»?”

В чем заключается разница между инициативами и проектами?

  • Определение инициативы, которое мы находим в словаре, подчёркивает её новизну или сложность её реализации.
  • С другой стороны, слово проект означает метод, который был разработан заранее или запланированную работу с конечным сроком.

Чтобы объяснить разницу, мне нравится приводить в пример «путешествие»:

  • Когда семья планирует свою первую автомобильную поездку из Парижа в Барселону, это инициатива. Участники плохо знают дорогу, они могут лишь примерно оценивать стоимость платных дорог, а обед в хорошем ресторане для них – лишь дело случая.
  • Теперь представьте себе другую ситуацию: по этому же маршруту следует водитель грузовика. Он очень точно рассчитывает время в пути, затраты на бензин, проживание и дорожные пошлины. С точки зрения центра логистики поездка грузовика является небольшим проектом.

Каковы параметры проекта? Рассмотрим классический треугольник управления проектом:

  • Бюджет
  • Время
  • Объём работ

Что насчёт инициативы? Она может иметь те же параметры! К примеру, диалог инициативы в ПО для стратегического планирования очень похож на диалог в инструменте для управления проектами.

Инициатива - определение стандартов финансовой грамотности

KPI управления проектами
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами.

В рамках инициативы мы разведываем обстановку. Чтобы сделать это, нам требуются время и бюджет.

Что нужно организации — инициативы или проекты? Хотя, в основном, мы говорим об инициативах в стратегическом планировании, эти инициативы должны быть каким-то образом реализованы. И здесь нам могут пригодиться проекты.

Нам нужны и инициативы, и проекты!

В контексте автоматизации также существует разница. ПО для управления проектами начинаются с диаграмм Ганта и тщательного планирования ресурсов. С другой стороны, ПО для реализации стратегии сконцентрировано на стратегических картах и KPI.

Зачем измерять управление проектами?

Согласно системе KPI, важно понять контекст измерений перед тем, как начать что-либо измерять:

  • Зачем нам измерять управление проектами?

Вот несколько причин:

  • Повышение эффективности и КПД
  • Совершенствование существующих процессов и их производительности
  • Улучшение стиля управления, коммуникаций, инфраструктуры
  • Демонстрация ценности проекта заинтересованным лицам

Эти ответы хорошо сочетаются с идеей gap-анализа в управлении проектами.

Заинтересованные лица управления проектами

Система работы с KPI предлагает задать ещё один вопрос:

  • Кем являются заинтересованные лица управления проектами?

Их список, безусловно, включает следующих людей:

  • Менеджер проекта
  • Команда, работающая над проектом
  • Спонсор проекта
  • Внешние и внутренние клиенты
  • Контролирующие органы и внутренняя команда по соответствию (compliance)
  • Команда контроля качества

Этот список поможет нам сконцентрироваться на отслеживании производительности.

Некоторые лица будут заинтересованы в KPI, отслеживающих успех проекта, других больше заинтересует успех управления.

KPI для управления проектами

Теперь у нас есть список заинтересованных лиц, и мы знаем, какие вопросы нас интересуют. Рассмотрим некоторые KPI (ключевые показатели эффективности) для управления проектами.

Мы может группировать KPI по одной из моделей управления проектами:

  • Классическая модель треугольника: объём работ, стоимость, время и качество

Или обновлённая модель по стандартам PMBOK:

  • Объём работ, стоимость, время + риск, качество, ресурсы

KPI управления проектами на стратегической карте

KPI управления проектами
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами.

Объём работ

В управлении проектами концепция объёма работ, в основном, сконцентрирована на требованиях к будущему продукту в соответствии с потребностями заинтересованных лиц.

Одним из самых важных критериев требований является

  • Однозначность требований, %

Как подсчитать однозначность?

Можно попросить нескольких специалистов прочесть требования и посчитать, сколько из них было сочтено неоднозначными. Менее формальным, но не менее эффективным способом является отслеживание этого KPI:

Пример KPI: Однозначность требований

KPI управления проектами
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами.

Согласование проекта/стратегии

В контексте требований также необходимо рассмотреть согласованность между стратегией организации и её проектами.

  • Если мы работаем с внутренними проектами, хорошая стратегическая карта становится прекрасным способом объяснить контекст бизнеса (ограничения и приоритеты) команде.

Почему контекст бизнеса имеет значение? Чтобы понять это, подумайте о разнице между тем, чтобы:

  • Делать вещи правильно и
  • Делать правильные вещи

«Делать вещи правильно» — задача управления проектами. Хорошие менеджеры могут сделать проект по-настоящему эффективным, но приведёт ли он к желанной цели?

В этом случае KPI может быть сформулирован следующим образом:

  • Согласованность стратегии и проекта, %

Лучший способ достичь этой согласованности – начать со стратегии и создавать новые инициативы и проекты в соответствии с её целями.

Стоимость

Как правило, несложно найти показатели стоимости. Классическими KPI являются:

  • Запланированный бюджет
  • Фактический бюджет
  • Бюджетное отклонение — разница между запланированным и фактическим бюджетами

Если для стратегического планирования вы используете BSC Designer, то в программе вы найдёте эти характеристики инициатив в дерево KPI:

Формирование бюджета в стратегическом планировании

Зарегистрируйтесь по бесплатному плану в BSC Designer logo BSC Designer для доступа к 23-м шаблонам ССП и KPI.

Финансовые производные успешного управления проектами:

  • Экономия средств
  • Возможность избежать издержек
  • Эффективность инвестиций
  • Денежный эквивалент созданной ценности — оценка ценности, созданной проектом

Время

Классические показатели управления проектами:

  • Продолжительность цикла
  • Отклонение от расписания, % (запланированные часы против фактических часов)
  • Завершение вовремя, %
  • Упущенные контрольные точки, %

Подсчитать эти показатели при помощи специализированного ПО несложно, однако мы должны проявлять осторожность при интерпретации результатов.

Панель руководителя проекта с показателями времени

KPI управления проектами
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами.

Анализ первопричин

Был ли пропущен дедлайн из-за плохого управления или из-за неожиданного изменения требований? Возможно, объём работы должен быть пересмотрен, потому что были добавлены новые входные данные?

Знайте свои критерии

Что означает пропуск командой 15% контрольных точек за месяц? Типично ли это для команды?

Как можно сравнить эти данные с предыдущим месяцем или данными другой команды? Данные имеют смысл только в определённом контексте, поэтому необходимо понять его до того, как делать выводы.

Как повлияют KPI на поведение?

Подумайте дважды, прежде чем связывать KPI управления проектами с системой начисления премий. 100-процентное выполнение в срок звучит отлично, однако оно не должно означать ухудшения качества конечного продукта. Плохие KPI — это показатели, заставляющие команду придумывать способы обойти систему вместо того, чтобы заниматься улучшением продукта.

Риск

Ранее мы говорили о понятии риска и его ключевых показателях. Одной из идей, предложенных в статье являлась мысль о том, что KRI (ключевые показатели риска) не слишком отличаются от KPI.

К примеру, если мы хотим снизить риск работы с неоднозначными требованиями, мы станем отслеживать KPI (или, если хотите, KRI) однозначность требований, % .

Иными словами, любой риск и план снижения риска можно отследить при помощи KPI.

Другой важной идеей является возможность отследить сам риск-менеджмент при помощи KPI:

  • Количество идентифицированных рисков
  • % идентифицированных рисков с планом снижения риска
  • Количество рисков без плана снижения риска
  • Повторяющиеся риски, %
  • Стоимость управления рисками, $

KPI для управления внутренними проектами

KPI управления проектами
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами.

Качество

Как можно оценить качество управления проектами? Зависит от того, какой аспект качества нас интересует. Как упоминалось в статье KPI качества, качество воспринимается по-разному разными заинтересованным сторонами.

Качество лидерства

Можно начать с:

Качество результатов

Затем мы можем рассмотреть результат через такие индикаторы:

  • % доработки или
  • Количество возвратов

Высокий % доработки может означать проблемы в области требований, неверную начальную оценку или недостаточное планирование.

Более общие показатели включают:

  • Удовлетворённость внутренних пользователей, %
  • Удовлетворённость внешних пользователей, %

Понятие качества включает качество внутренних продуктов, ставших результатом проекта. К примеру, если для проекта вам нужен графический дизайнер, то конечные материалы должны быть созданы в соответствии с определёнными внутренними стандартами, с применением определённых шаблонов и лучших практик. Подходящий в этом случае KPI:

  • Соответствие внутренним стандартам, %

Производные качества

Как насчет инноваций?

Хорошим побочным продуктом правильно организованного управления проектами являются идеи для инноваций. Показатель для отслеживания:

  • Количество сгенерированных квалифицированных идей инноваций

Рассматривая аспект качества любого проекта, мы также должны учитывать факторы устойчивого развития (sustainability).

Имеется в виду не только экологическая, но и социальная и экономическая устойчивость развития. KPI можем взять из системы показателей экологичности:

  • % использования переработанных материалов
  • Безопасность на рабочем месте, %

Ресурсы

В контексте управления проектами начальными KPI ресурсов могут быть:

  • Производительное время или время, потраченное на оплачиваемую деятельность, %
  • Запланированные ресурсы и использованные ресурсы

Фактически мы хотим понять, на что команда тратит больше времени: внутренние встречи или на саму работу.

Если ваш проект включает управление сложными источниками, логистикой и отношениями с несколькими поставщиками, ознакомьтесь с дополнительными KPI из системы показателей для закупок.

Управление талантами

Наконец, ваш главный «капитал» — это команда:

Заключение

Несколько минут поиска в интернете дадут вам длинный список KPI для управления проектами.

При выборе KPI используйте лучшие практики:

  • Начните с контекста бизнеса, очень полезной будет хорошая стратегическая карта
  • Правильно определяйте KPI: шаблон вы найдете в этой статье
  • Разъясните для себя разницу между показателями действия и результата, а также разницу между факторами и критериями успеха
  • Список индикаторов не должен быть длинным: пара показателей действия и результата для каждой цели сработают лучше, чем 100+ индикаторов
Что дальше?

  • Доступ к шаблонам. Воспользуйтесь бесплатным планом BSC Designer для доступа к 23 шаблонам ССП, включая KPI управления проектами из этой статьи.
  • Отточите навыки. Запишитесь на тренинг по ССП. Отточите ваши навыки стратегического планирования.
  • Автоматизация. Узнайте что такое софт для ССП и как он может облегчить создания стратегических карт и работу с индикаторами.

Другие примеры Сбалансированных Систем Показателей

Стратегическая карта сформированная с помощью программного решения BSC Designer
8 ШАГОВ Для Создания Стратегической Карты от BSC Designer
KPI для Корпоративного Управления
О нас

Эксперт по стратегии | Тренер | Автор

BSC Designer это ПО для Систем Сбалансированных Показателей (ССП), которое помогает компаниям лучше сформулировать свою стратегию и сделать процесс исполнения стратегии более контролируемым при помощи KPI.

Как специалисты используют BSC DESIGNER

Strategy map
Описывают свое представление о стратегии на стратегических картах
KPIs
Отслеживают индикаторы действия и результата для расчета успешности
Initiatives
Вовлекают сотрудников в исполнение стратегии и контролируют команду
Опубликовано в Статьи

Добавить комментарий