KPI снабжения и сбалансированная система показателей

Какие KPI закупок должен отслеживать совет директоров? Какие индикаторы должны быть на дашборде отдела снабжения для измерения и повышения его производительности?

KPI закупок и система показателей прокьюремента

Часть 2. Стратегическая система показателей снабжения

Процесс закупок, заинтересованные стороны и цели

Прокьюремент является важной частью любой организации. С его помощью не только обеспечиваются закупки высокого качества по разумной цене, но и создаётся основа для управления рисками и соответствия требованиям.

Вы этой статье мы рассмотрим различные ключевые показатели эффективности (KPI) закупок. Если отите, вы можете сразу перейти к разделу, посвященному KPI, однако я советую потратить несколько минут на изучение контекста эти показателей.

Заинтересованные стороны снабжения

Анализ контекста KPI закупок мы начнём с заинтересованны сторон. Со стороны организации ими являются:

  • Команда отдела снабжения, которым руководит директор по снабжению и логистике. Они заинтересованы в эффективности процесса закупок, проождении соответствующи тренингов и достижении целевы значений производительности;
  • Внутренние потребители заинтересованы в своевременном доступе к неободимым материалам, которые соответствуют и требованиям качества;
  • Совет директоров заинтересован в повышении общей производительности отдела закупок, а именно, в контроле экономического результата. Соблюдение правовы норм также водит в круг интересов совета.

Сотрудники отдела закупок отвечают за поддержание отношений с поставщиками. В некоторы случая цепочки поставок контролируются регулирующими органами. Поэтому мы должны добавить две другие заинтересованные стороны:

  • Поставщики, заинтересованные в поддержании взаимовыгодны отношений;
  • Регулирующие органы, заинтересованные в соответствии нормативным требованиям.

Различные заинтересованные стороны по-разному видят, каким должен быть эффективный прокьюремент. Соответственно, используются различные показатели для количественного представления и измерения и идей.

Процесс снабжения

Рассмотрим закупки с точки зрения отдела снабжения. Чем является типичный процесс закупок? Это зависит от организации. Как правило, речь идёт о пяти шага:

  1. Анализ требований,
  2. Анализ рынка,
  3. Идентификация и коммуникация с поставщиком,
  4. Переговоры и заключение контракта,
  5. Управление производительностью (логистика и управление качеством).

Если вашей основной задачей является высокая эффективность снабжения, я советую определить KPI в соответствии с шагами процесса.
Пример информационной панели для снабжения

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Пятёрка «правильны» аспектов снабжения

Ещё один популярный взгляд на закупки предлагает CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply). Речь идёт о пятёрке правильны аспектов, которые дают нам пять конкретны контрольны точек:

  • Правильное качество,
  • Правильное количество,
  • Правильная цена,
  • Правильное место и
  • Правильное время.

Мы можем использовать эти аспекты снабжения для построения индекса соответствия (см. ниже).

Задачи снабжения

Наконец, мы можем рассмотреть прокьюремент с точки зрения управляющи (совет директоров и директор по снабжению и логистике). Какой должна быть стратегия снабжения? На каки основны задача должен сосредоточиться отдел закупок?

Перечислим основные цели/задачи:

  • Управление приобретением материалов;
  • Оптимизация стоимости, качества, сроков;
  • Управление отношениями с поставщиками;
  • Управление рисками, например, посредством создания диверсифицированного профиля поставщиков (в качестве примера см. случай коронавируса);
  • Прогнозирование затрат, идентификация аномалий, отчетность.

По данным отчета Deloitte, снабжение играет важную роль в

  • Разработке новы продуктов/рынков,
  • Обосновании решений типа «сделать или купить».

Хорошей практикой является построение ССП закупок на основе эти целей вместо слепого копирования длинны списков KPI.

Система показателей снабжения

Для создания системы показателей закупок сопоставим рассмотренные выше цели и процессы с заинтересованными сторонами. Для этого мы используем классическую модель ССП, содержащую четыре перспективы.

  • Финансовая перспектива
  • Клиентская перспектива
  • Перспектива внутренни процессов
  • Перспектива навыков и инфраструктуры

Для автоматизации ССП я использую программу BSC Designer. В личны кабинета пользователей BSC Designer доступен шаблон ССП закупок. Если вы ещё не стали пользователем программы, вы можете зарегистрироваться и использовать бесплатный план.

В этом случае миссия может быть сформулирована следующим образом: «Обеспечение эффективного снабжения, согласованного со стратегией организации».

Стратегическая карта снабжения

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Финансовые показатели закупок

Финансовая цель отдела снабжения может звучать как

  • «Обеспечение экономии и избежание затрат»

Основные финансовые показатели снабжения:

  • Экономия издержек, % измеряется как сокращение затрат (процент от общи издержек). По данным отчета Ardent[1], среднее значение экономии издержек составляет примерно 7.5%.
  • Избежание затрат, %. Подобно экономии издержек, избежание затрат относится к экономии в будущем.

Прокьюремент: финансовая перспектива

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Какие затраты неободимо принять во внимание? В соответствии с отчетом Deloitte[2], наиболее популярным показателем экономии издержек является индикатор экономии операционны затрат (снижение затрат OPEX), который используют 74% респондентов. За этим показателем следует индикатор снижения капитальны затрат (снижение CAPEX), используемый в 63% компаний.

Нам также неободимо знать стоимость снабжения. Она формируется из

  • Заработной платы сотрудников, стоимости и обучения и т.д.;
  • Инвестиций в инфраструктуру и тенологии.

В качестве показателей мы можем использовать:

  • Общую стоимость снабжения
  • % затрат на снабжение от общи издержек компании. По данным отчета Ardent, средний ориентир для этого показателя составляет примерно 1%.

Мы поговорили о части снижения издержек и устранения затрат в процессе закупок. Другим орошим вопросом является эффективность использования компанией отдела снабжения.

Чтобы ответить на этот вопрос, мы можем отслеживать:

  • Расоды под управлением отдела закупок, %. Доля общи расодов компании, которую несёт отдело закупок.

Ориентир этого показателя зависит от отрасли. Отчет Ardent сообщает о среднем значении, равном 63.2%.

ROI снабжения

Экономический результат отдела снабжения – один из ключевы индикаторов, которые заотят видеть на информационной панели корпоративного управления исполнительный директор, директор по логистике и совет.

Формула ROI - экономического результата прокьюремента

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Отправной точкой является базовая прибыльность закупок:

  • ROI закупок = (Экономия издержек / общие затраты на осуществление закупок) * 100%

Экономический результат прокьюремента

Более комплексный подод заключается в выоде за рамки очевидны финансовы результатов. Например, мы можем найти рублевые эквиваленты выгод, полученны в результате

  • Внедрённы инноваций (в идеале показатель должен быть согласован с индикаторами системы показателей инноваций),
  • Прозрачности соответствия нормативным требованиям,
  • Высокой скорости и качества подбора поставщиков.

KPI внутренни потребителей

Цель отдела закупок – управление отношениями с поставщиками для удовлетворения потребностей внутренни потребителей.

В чем заключаются потребности внутренни потребителей? Мы можем сформулировать и в виде цели:

  • Эффективная коммуникация с отделом снабжения

Как представить эту цель в виде числа? Для подсчета снабжения с точки зрения внутренни потребителей мы можем использовать показатель

  • Удовлетворённость внутренни потребителей, %

Внутренние потребители закупок

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

С точки зрения отдела закупок, эффективность коммуникации можно подсчитать при помощи дву показателей:

  • Закупки по каталогу или закупки по контракту
  • Экстренные закупки, %

Закупки не по контракту или экстренные закупки предполагают более высокие затраты. Эти показатели важны, поскольку они показывают разницу в затрата и причины совершения закупок не по контракту.

Провести анализ коренны причин непредвиденны закупок

Прокьюремент: система показателей
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Прокьюремент: система показателей.

Эта идея может быть сформулирована в виде инициативы:

  • Анализ коренны причин непредвиденны закупок

Среди причин могу быть:

  • Плоая коммуникация с внутренними потребителями;
  • Устаревшая ИТ-аритектура;
  • Низкий уровень автоматизации.

KPI для процессов снабжения

Как насчет бизнес-процессов внутри отдела закупок?

В этом случае общей целью является

  • Управление отношениями с поставщиками.

Для числового представления этой цели можно использовать следующие показатели:

  • Количество поставщиков. Большое количество поставщиков приводит к ненужным затратам на управление, маленькое – к риску зависимости.
  • Время выполнения поставки. Общее время осуществления заказа. Вы также можете отслеживать время обсуждения деталей заказа, осуществления платежа и получения товаров.
  • Доступность поставщика, %. Индикатор поож на «Время выполнения поставки», однако в этом случае мы сосредоточены на способности поставщика выполнить срочные заказы.
  • Удовлетворённость поставщика, %
  • Индекс соответствия требованиям, %. Показывает, соответствуют ли поставки установленным требованиям.

Индекс соответствия требованиям в BSC Designer

Система показателей закупок
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей закупок.

Индикатор «Индекс соответствия» можно представить посредством следующи метрик (каждая из ни обладает собственным весом):

  • Своевременная поставка
  • Ценовое соответствие
  • Соблюдение правил и условий
  • % возвратов
  • Стоимость возвратов в рубля
  • % дефектов и другие показатели качества

Инструменты автоматизации, например BSC Designer, автоматически рассчитывают значение индекса соответствия при помощи информации о весе и производительности метрик внутри индекса. Если вы не используете специализированное ПО, для расчета веса можно с лёгкостью использовать электронные таблицы.

Другой типичной задачей отдела снабжения является поиск надёжны партнёров. На стратегической карте эта цель может быть сформулирована так:

  • Найти лучши поставщиков в соответствии с потребностями компании

Индекс соответствия снабжения и индикаторы

Простую систему оценки можно создать, используя следующие показатели:

  • Эффективность коммуникации. В другой статье мы говорили о способа измерения качества коммуникации.
  • График поставок и задолженность по заказам покажет, насколько орошо поставщик справляется с водящими заказами.
  • Стоимость. Одним из вариантов является количественное сравнение цен различны поставщиков. Вы также можете сосредоточиться на конкурентоспособности цены, то есть на качественном сравнении.
  • Качество поставок. Качество – широкое понятие, не исчерпывающееся очевидным «количеством дефектов». Для его измерения я советую использовать отдельную систему показателей качества.

Для оценки поставщиков при помощи одни параметров пользователи BSC Designer могут использовать функцию серии данны.

В некоторы случая также рекомендуется проверить материальные запасы и и доступность для внутренни потребителей. Ключевой показатель:

  • Точность инвентаризации, % измеряется как ((материальные запасы по записям / физические запасы) * 100).

Если организации требуется масштабная инвентаризация, отличной идеей будет создание отдельной системы показателей склада.

Прокьюремент: перспектива внутренни процессов и обучения

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Метрики для измерения навыков и инфраструктуры

Деловая область снабжения связаны с различными трендами в сфере тенологий и навыков. Мы сосредоточимся на целя обучения и роста для отдела закупок.

Цель:

  • Улучшение навыков команды снабжения

Показатель (действия):

  • % бюджета, затрачиваемый на обучение. До данным отчета Deloitte, среднее значение индикатора варьируется от менее чем 1% до приблизительно 4%.
  • Разнообразие навыков, %. Этот показатель демонстрирует, что команда снабжения прошла всестороннюю программу обучения. Подробнее о стратегии разнообразия и инклюзии вы можете узнать здесь.

Показатель (результата):

  • % сотрудников, сертифицированны в снабжении. % сотрудников, сертифицированны по снабжению и общее количество сотрудников отдела.

«Разнообразие навыков, %» — это индексный показатель, который рассчитывается при помощи следующи метрик:

  • Тренинг по переговорам и управлению конфликтами, часов
  • Тренинг по развитию эмоционального интеллекта , часов
  • Тренинг по большим данным и предсказательной аналитике, часов

В шаблоне системы показателей закупок каждая из эти метрик обладает собственным весом и производительностью. К примеру, тренингу по развитию эмоционального интеллекта может быть назначен вес, равный 25%, тренингу по аналитике — 15%. При помощи эти данны программа рассчитает общий индекс разнообразия.

Индекс разнообразия навыков в системе показателей снабжения

Система показателей снабжения
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей снабжения.

Если обучение сотрудников отдела снабжения является вашей первоочередной целью, я советую согласовать систему показателей закупок с ССП обучения, в которую внедрена 4-уровневая модель.

Продолжим анализ целей обучения. Следующая цель может быть сформулирована как:

  • Понимание контекста закупов. Эффективность снабжения во многом зависит от понимания стратегии компании, бизнес-среды, конкуренции и трендов, связанны с клиентами.

В этом случае простой инициативой может быть предоставление отделу закупок доступа к результатам анализа PESTEL. Например, она может выражаться в форме регулярного брифинга.

Регулярный брифинг по производительности, не связанной с закупками – регулярно обновляемый показатель

Система показателей закупок
Воспользуйтесь бесплатным планом для доступа к 28 шаблонам ССП, включая Система показателей закупок.

Метрика:

  • Регулярный брифинг, не связанный с закупками [интервал обновлений = ежеквартально]

Для автоматизации этого показателя мы можем уточнить интервал его обновления. Например, мы можем установить ежеквартальный режим обновления. В дополнение к этому мы можем настроить программу таким образом, чтобы та напоминала ответственному сотруднику о проведении брифинга.

Наконец, в фокусе внимания директора по снабжению должны наодиться не только операционные, но и стратегические задачи. Одна из ни может быть сформулирована следующим образом:

  • Поддержание эффективной аритектуры снабжения

В этом случае релевантными инициативами могут быть:

  • Улучшение и автоматизация существующей аритектуры,
  • Тренинг в области осведомлённости о поставщика,
  • Тренинг для внутренни потребителей

Заключение

В этой статье мы рассмотрели некоторые широко используемые KPI для отдела закупок и использовали типичные цели для создания стратегической карты.

  • Найдите KPI, пододящие именно вам. Разумеется, вы можете начать со стандартны KPI, однако лучшими являются показатели, созданные именно для вашей организации. Как можно найти наиболее выигрышные индикаторы закупок? Начните с заинтересованны сторон и и задач. Конкретное руководство вы найдёте в нашей 12-этапной системе KPI.
  • Повторно используйте стратегическую карту. Отличной отправной точкой для создания стратегии снабжения является шаблон системы показателей, рассмотренный в этой статье. Вы можете использовать идеи статьи в своей компании и поделиться этим опытом в комментария.
  • Используйте инструмент автоматизации. Рассмотрите возможность использования программы для автоматизации системы KPI/ССП. Такой программой может быть, например, BSC Designer. Ранее мы говорили о том, почему электронные таблицы могут быть неэффективны для решения задач систем показателей.
Что дальше?

Другие примеры Сбалансированны Систем Показателей

Стратегическая карта сформированная с помощью программного решения BSC Designer
8 ШАГОВ Для Создания Стратегической Карты от BSC Designer
KPI для Корпоративного Управления

Ссылки

Цитирование: Aleksey Savkin, "KPI снабжения и сбалансированная система показателей", BSC Designer, 31 октября, 2020, https://bscdesigner.ru/procurment-kpi.htm.